موجودی کالا در سیستم انبار ممکن است با موجودی واقعی و عینی کالا در انبار متفاوت باشد . این مشکل زمانی پیش می آید که اسناد ورود و خروج کالا به شکل صحیح ثبت نگردیده و مبتنی بر کنترل دقیق و خوانش از طریق بارکدخوان نباشد . در پایان دوره مالی برای اینکه اسناد موجودی کالا به صورت واقعی ثبت گردد می باید عملیات انبارگردانی صورت گرفته و موجودی سیستمی با موجودی واقعی مطابقت پیدا نماید .
انبارگردانی مکانیزه این امکان رافراهم می سازد تا زمان کمتری برای عملیات انبارگردانی صرف گردد در نتیجه عملیات انبارگردانی بسیار سریعتر انجام گردیده و در نتیجه انبار و فروشگاه می توانند با اتلاف زمان کمتری به ادامه عملیات جاری خود بپردازند . همچنین به دلیل دقت بالاتر و کنترل از طریق خوانش بارکد کالاها بهتر است تا این عملیات به صورت مکانیزه صورت گیرد . استفاده از دستگاه های PDA و نرم افزار انبارگردانی که روی آن اجرا می گردد به مسئول انبارگردانی در این امر کمک شایانی می کند .
اگر انبارگردانی به صورت سنتی و دستی صورت گیرد یعنی ثبت شمارش ها به صورت دستی روی تگ های انبارگردانی انجام گردد ممکن است خطای زیادی در زمان ثبت شمارش ها و انتقال آنها به سند انبارگردانی بوجود آید و همچنین این فرآیند عملیات زمان بری خواهد بود .
در این نرم افزار می توان سگمنت های انبار را مشخص نمود . شمارش کالاهای هر بخش توسط مسئول مربوطه به صورت تک شمارشی یا سه شمارشی انجام می پذیرد . ارسال شمارش مربوطه به سند انبارگردانی انجام شده و در سند انبارگردانی تعداد شمارش شده کالاها با موجودی سیستمی آنها تطبیق داده می شود . در نهایت سند مغایرت در نرم افزار مدیریت انبار ثبت گردیده و مطابق با شابلون تنظیم شده اسناد حسابداری مربوطه ثبت می گردد .
ویژگی ها ، امکانات و فرایندهای نرم افزار انبارگردانی مکانیزه
- ثبت سند انبارگردانی برای هر انبار و محل
- ثبت سند انبارگردانی جامع برای کل سازمان
- ثبت سند انبارگردانی به صورت تک شمارشی و سه شمارشی
- ثبت تاریخ و ساعت تاثیر سند انبار گردانی
- امکان ادغام اسناد انبارگردانی
- امکان درج فایل شمارش کالاها در سند انبارگردانی
- امکان دریافت گزارش مغایرت تعدادی و ریالی به قیمت خرید و فروش
- امکان ثبت سگمنت ( بخش ) بندی خاص در زمان انبارگردانی و شمارش موجودی سگمنت ها به صورت مجزا
- امکان شمارش انبار با فیلتر کردن کالاها بر اساس موارد مختلف همچون تامین کننده ، برند ، نوع تامین ، گروه و …
- امکان استفاده از دستیار تنظیم و ثبت شمارش سوم کالاها به صورت توابع مختلف مبتنی بر مغایرت شمارش اول و دوم با کاردکس و یا مقدار دهی آن بر اساس موارد مختلف
- انبارگردانی در هر محل نگهداری جنس و گزارش مغایرت ناشی از آن و صدور اسناد تعدیل انبارگردانی (افزایشی/کاهشی) بصورت خودکار.
- غرفه گردانی در هر محل نگهداری جنس و گزارش مغایرت ناشی از آن و صدور اسناد تعدیل انبارگردانی (افزایشی/کاهشی) بصورت خودکار.
- امکان بهرهگیری از دستگاه PDA در فرآیند انبارگردانی و ارسال شمارش های انجام شده توسط آن و ایجاد سند انبارگردانی به منظور افزایش سرعت و دقت در کلیه مراحل انبارگردانی.
منافع نرم افزار مدیریت انبارگردانی مکانیزه
عملیات ثبت اسناد انبارگردانی و رفع مغایرت موجودی سیستمی با موجودی عینی کالاها با استفاده از نرم افزار انبار گردانی مکانیزه به صورتی غیر قابل تصور انجام پذیر خواهد بود که از هزینه های هر ساله مدیران سازمان ها ، برای آگاهی از موجودی کالا و کنترل آنها می کاهد ، به همین علت با استفاده از نرم افزار انبارگردانی مکانیزه کمک بزرگی به مدیران خواهد شد .
بهره گیری از نرم افزار انبارگردانی مکانیزه در فروشگاه های زنجیره ای و هایپرمارکت ها در شعب مختلف به مدیران سفارش کالا و مدیران انبار و شعب در راستای کنترل موجودی و اصلاح اسناد انبار فروشگاه ها کمک وصف ناپذیری خواهد کرد.