قابلیت های برنامه ریزی کالا و سفارشات خرید
با توجه به اینکه تقاضا به صورت دائم در حال تغییر است و عوامل مختلف همچون ماه های مختلف ، روزهای مختلف هفته و ماه ، مناسبت های ملی و مذهبی ، رویدادهای زمانی مختلف ، تغییرات آب و هوا ، افزایش تعداد مشتریان ، درآمد و قدرت خرید مشتریان و دیگر موارد باعث می گردد تا میزان فروش تغییر یابد و در نتیجه میزان تقاضا و خرید فروشگاه نیز از تامین کننده بطور دقیق قابل پیش بینی نخواهد بود و برای نزدیک شدن به پیش بینی فروش باید از نرم افزار هوش تجاری و داشبوردهای پیش بینی برای این منظور استفاده نمود .
پس از مشخص نمودن نقطه سفارش کالاها در نرم افزار سفارش گذاری می توان سفارشات به تامین کننده را تنظیم نمود که این سفارش اطلاعات پایه را از قراردادهای تامین کالا و تنظیمات مربوط به نحوه سفارش اخذ نموده و سفارش نهایی به تامین کننده صادر و ارسال می گردد . تامین کننده پس از دریافت سند سفارش اقدام به تامین و ارسال کالاها مطابق با سفارش دریافتی برای شعب مربوطه خواهد نمود .
برنامه ریزی تامین کالا از تامین کنندگان عموماً مبتنی بر مدیریت تقاضای مشتریان است . میزان فروش کالا در بازه های زمانی گذشته می تواند یکی از عوامل پیش بینی تقاضا درآینده باشد . بدین منظور تعیین نقطه سفارش کالاها می تواند در برنامه ریزی تامین کالا به مدیران خرید کمک شایانی بنماید . در این نرم افزار می توان بازه زمانی خاصی را مشخص نمود و مطابق با میزان فروش در آن بازه خاص و با توجه به فرمول تعیین نقطه سفارش برای تمامی کالاها یا کالاهای انتخاب شده طبق فیلترهای متنوع نقطه سفارش های کالاها را برای شعب مختلف تعیین نمود .
این امکان وجود دارد که فرایند سفارش کالا را خودکارسازی نمود بدین صورت که مطابق با نقطه سفارش کالاها در شعب از هر شعبه یک درخواست ارسال کالا به صورت زمان بندی شده به دفتر مرکزی سازمان ارسال گردد و در دفتر مرکزی این درخواستها تجمیع شده و سپس به تفکیک هر تامین کننده یک پیش نویس سفارش ایجاد گردد . در این سفارش مشخص می گردد که تامین کننده برای هر یک از شعب چه تعداد کالا می بایست ارسال کند .
دستیار تنظیم در نرم افزار مدیریت برنامه ریزی تامین و سفارشات خرید می تواند به تهیه سفارش خرید کمک نماید بدین صورت که بر اساس بازه های زمانی مختلف یا مطابق با فروش کالاها در هفته های قبل و با در نظر گرفتن موجودی فروشگاه و انبار و سفارش در راه ، سفارش کالاها را تنظیم نمود . در نتیجه سفارش گذاری کالاها بسیار دقیق تر و مطابق با آخرین وضعیت موجودی و تاریخچه فروش کالا خواهد بود .
ویژگی ها ، امکانات و فرایندهای نرم افزار مدیریت برنامه ریزی تامین و سفارشات خرید
- امکان مشخص نمودن مناطق تامین و مدت زمان تحویل کالا
- امکان تنظیم نقطه سفارش ، میزان سفارش ، حداقل موجودی و حداکثر ظرفیت انبار
- امکان برنامه ریزی و تنظیم نقطه سفارش کلی به صورت سیستمی مطابق با فرمول نقطه سفارش و بر اساس میانگین تقاضا در روز و مدت زمان تامین
- امکان اعمال محدودیت برای کالاها در حالت های غیر قابل درخواست ، غیر قابل رسید و غیر قابل خرید
- امکان تنظیم برنامه زمانبندی سفارشات طی روزهای هفته و صدور سفارش از طریق آن
- امکان درج خودکار کسورات Rebate ، ترفیع فروش و کسری کالا مطابق با مصوبه خرید
- امکان مشخص نمودن مناطق تامین و مدت زمان تحویل کالا
- امکان تهیه سند سفارش به تامین کننده از دفتر مرکزی برای شعب
- امکان تفویض اختیار به شعب برای ثبت سفارش به تامین کننده
- امکان درج انواع تخفیفات و هزینه ها در سفارش خرید
- امکان رند کردن میزان سفارش متناسب با تعداد در بسته و کارتن
- امکان تغییر مبالغ سفارش کالاها با توجه به قیمت به روز مصوب
- امکان استفاده از دستیار سفارش گذاری در سند سفارش خرید
- امکان مشخص نمودن موعد تحویل سفارش
- امکان تهیه گزارش سفارش مطابق با برنامه دستیار سفارش گذاری
- امکان تهیه گزارش ارزیابی سفارشات
- امکان تهیه خروجی اکسل از اقلام سفارش خرید
- امکان سفارش خرید مجموعه ای بر اساس درخواست خریدهای خودکار ارسال شده از شعب
- امکان تهیه گزارش پشتیبان سفارش و اعلام میزان فروش طی ۷ روز اخیر و ۷ هفته اخیر و میانگین آنها و مشخص نمودن موجودی فروشگاه و انبار و سفارش در راه و تعداد پیشنهادی و زمان سفارش بعدی .
منافع نرم افزار مدیریت برنامه ریزی تامین و سفارشات خرید
با استفاده از نرم افزار مدیریت برنامه ریزی تامین و سفارشات خرید می توان سفارش گذاری به تامین کننده را با دقت بالاتر و در زمان مناسب ایجاد و ارائه کرد . در نتیجه تامین کننده با برنامه ریزی دقیق تری می تواند در راستای آماده سازی و ارسال کالاها اقدام نموده و رضایت بیشتری خواهد داشت .
با استفاده از این نرم افزار می توان با توجه به تاریخچه فروش کالاها و ارزیابی دقیقتر ، مطابق با اطلاعات بدست آمده از نرم افزار بسیار سریع و دقیق نقاط سفارش تمامی کالاها را مشخص نمود .
با توجه به اینکه میزان تقاضا دائماً در حال تغییر است می توان طوری برنامه ریزی نمود که نقاط سفارش مطابق با آن تغییر کند . گزارش گیری به لحظه از میزان فروش و میانگین فروش کالاها در بازه زمانی خاص و همچنین میزان سفارش در راه کمک می کند تا از سفارش کمتر یا بیشتر از حد نیاز و همچنین از سفارش های تکرار جلوگیری نمود .
با توجه به اینکه نرم افزار مدیریت برنامه ریزی تامین و سفارشات خرید با نرم افزار مدیریت قراردادهای تامین کالا ارتباط یکپارچه دارد می توان به شعب تفویض اختیار داد تا مطابق با قراردادهای تامین کنندگان تنظیم شده در دفتر مرکزی مبادرت به تهیه و ارسال سفارش به تامین کننده نمایند .