مکانیزاسیون فرآیندهای پذیرش و بررسی پیشنهادها
آنچه در این مقاله میخوانید
نظام مدیریت مشارکتی در جهان امروز، به عنوان یکی از اصلی‌ترین راهبردهای مدیریت مطرح می باشد.
- در هر موسسه ، سازمان ، شرکت و کارخانه همواره میتوان برای انجام امور به راهحلهایی بهتر و مؤثرتر از آنچه در حال حاضر معمول است دست یافت. برای دست یافتن به چنین اهدافی باید بستر مناسب جهت اجرای نظام مدیریت مشارکتی که در جهان امروز به عنوان یکی از اصلی‌ترین راهبردهای مدیریت مطرح میباشد را ایجاد کرد که در آن مشارکت فکری کارکنان یک سازمان زیربنای مدیریت مشارکتی است. نظام پیشنهادها در جهان بعنوان ( Suggestion System ) و بعنوان پایه نظام کایزن (بهبود مستمر) در ژاپن شناخته شده است.
- با بررسی و عارضه یابی در بیش از ۱۰۰ سازمان دولتی و خصوصی کشور و با همکاری بسیاری از مشاوران و طراحان نظام مشارکت , به این نتیجه رسیدیم که یکی از معضلات و چالش های موجود در نظام پیشنهادها (علاوه بر ساختار سازمان و نظر مدیران و …) عدم پویایی و کارایی دبیرخانه های نظام پیشنهادها در ارائه خدمات بموقع و قابل اطمینان برای کارکنان سازمان بوده که این نتیجه استفاده از روش های دستی و سنتی در تعاملات موجود این نظام در سازمان می باشد. این موضوع قابلیت جهش و پیشبرد اهداف سازمان را برای دستیابی به ایدآل های خود در نظام مشارکت را کند و تا حدی غیرممکن ساخته است.
- در این مقاله کوشش شده گوشه ای از تجارب ۱۰ ساله در اجرای نظام پیشنهادها در سازمان های مختلف را از منظر فناوری اطلاعات و تفاوت های سیستم های دستی با سیستم های مکانیزه , در اختیار قرارداده شود.
معایب نظام پیشنهادها به روش دستی (سنتی)
- ۱- داشتن برگه کاغذی برای دریافت , بررسی و اجرای پیشنهاد
- ۲- عدم کنترل واقعی در ارائه پیشنهاد تکراری (وابستگی ۱۰۰% به نیروی انسانی در تشخیص آن)
- ۳- زمانبر بودن بیش از حد فرآیند بررسی اولیه در دبیرخانه نظام پیشنهادها
- ۴- نیاز به نیروی انسانی زیاد در دبیرخانه نظام پیشنهادها جهت انجام امور پیشنهادها
- ۵- ایجاد گلوگاه و معطلی بیش از حد پیشنهاد در دبیرخانه نظام پیشنهادها
- ۶- عدم شفاف بودن بررسی پیشنهاد و برخورد سلیقه ای با پیشنهاد
- ۷- عدم آگاهی پیشنهاددهنده از عملیات انجام شده برروی پیشنهاد خود
- ۸- عدم توانایی پیگیری وضعیت و نتایج حاصل , توسط خود پیشنهادهنده
- ۹- عدم آگاهی پیشنهاد دهنده از پیشنهادهای ارائه شده تا کنون
- ۱۰- وابستگی شدید ارائه پیشنهاد به محبوبیت فرد مسئول دبیرخانه نظام پیشنهادها در سازمان
- ۱۱- وابستگی به وارد شدن پیشنهاد به بروکراسی اداری با نامه نگاری های متعدد
- ۱۲- عدم توانایی در ارائه گزارشات و آمارهای بموقع و صحیح
- ۱۳- افزایش احتمال مفقود شدن پیشنهاد و کپی برداری از آن
- ۱۴- عدم اجرای نظام پیوسته در سازمان هایی که گستره جغرافیایی وسیع دارند
- ۱۵- امکان آمار سازی و عدم نمایش واقعی عملکرد نظام پیشنهادها
- ۱۶- عدم امکان ارتباط مستقیم با سیستم های اطلاعاتی دیگر و دریافت اطلاعات بروز
مزایای مکانیزه کردن نظام پیشنهادها
حذف کاغذ در کلیه مراحل ثبت , بررسی و اجرای پیشنهاد
- n با ایجاد یک سیستم مکانیزه مناسب و استفاده از جدیدترین امکانات موجود , می تواند سیستمی پیاده سازی شود که براحتی و برای تمامی افراد قابل دسترس بوده و بدون نیاز به وجود کاغذ , تمامی مراحل پیشنهاد در این سیستم ثبت و گردش اطلاعات در آن صورت پذیرد
- . این به سهم خود صرفه جویی در هزینه های کاغذ و زمان را بصورت چشمگیری پایین می آورد. همچنین در سرعت گردش اطلاعات و تضمین امنیت آن نیز سهم بسزایی خواهد داشت.
افزایش قابلیت کنترل اطلاعات و استفاده از ابزار هوشمند در دریافت اطلاعات مورد نیاز
n با ایجاد یک سیستم مکانیزه مناسب می توان امکانات بسیاری جهت کنترل اطلاعات در تمامی مراحل گردش کاری پیشنهاد در اختیار داشت که از جمله آنها می توان به تشخیص پیشنهاد تکراری توسط سیستم بصورت خودکار , اشاره کرد.ساده سازی فرآیندهای پیشنهاد
n با ایجاد یک سیستم مکانیزه مناسب می توان از پیچیدگی موجود در انجام فرآیندهای ثبت , بررسی و اجرای پیشنهاد جلوگیری کرد و معضلات و مشکلات سیستم های دستی و سنتی را به حداقل رساند. الکترونیکی شدن تمامی فرم های موجود در نظام پیشنهادها باعث می شود تا اطلاعات بصورت کامل ثبت و براحتی قابل دسترس باشند. عملیات دبیرخانه نظام پیشنهادها به سهولت و بدون صرف زمان زیاد انجام شود و همچنین اطلاع رسانی به افراد نیز براحتی و توسط خود فرد می تواند صورت پذیرد. البته می توان از ابزارها یا سرویس های مختلف از جمله پیام کوتاه (SMS) , پست الکترونیک (E-Mail) و اتوماسیون اداری و … جهت آگاهی از آخرین وضعیت پیشنهاد خود و هر گونه اطلاع رسانی دیگر به افراد نیز استفاده کرد.عدم نیاز به نیروی انسانی زیاد در دبیرخانه نظام پیشنهادها جهت انجام امور پیشنهادها
n با ایجاد یک سیستم مکانیزه مناسب می توان بار کاری دبیرخانه نظام پیشنهادها را به نحو قابل ملاحظه ای کم و کوتاه کرد و دبیرخانه را از حالت ساکن و سردرگمی به رشد , پویایی و پالندگی رساند. به این ترتیب دبیرخانه بجای آنکه زمان خود را در جستجوی کوهی از برگه ها و صورتجلسات و… صرف کند می تواند برای پیشبرد اهداف نظام پیشنهادها از طرق مختلف فرهنگی سازی , ترویج مبانی آن زمان بگذارد. همچنین سیستم مکانیزه در سازمان هایی که سرانه ارائه پیشنهاد زیادی دارند و از نیروی انسانی زیادی برای انجام امور خود استفاده می کنند , می تواند کمک شایانی انجام دهد که این خود صرفه جویی در هزینه و نیروی انسانی می باشد.عدم ایجاد گلوگاه و معطلی بیش از حد پیشنهاد در دبیرخانه نظام پیشنهادها
n با ایجاد یک سیستم مکانیزه مناسب می توان بعضی از عملیات مورد نیاز در دبیرخانه را که قبلا توسط فرد صورت می گرفت را به سیستم مکانیزه سپرد و همچنین بعضی از عملیاتی را که نیاز به صرف زمان زیاد برای نامه نگاری و … می باشد را با زدن یک دکمه انجام داد. به این ترتیب زمان بررسی پیشنهاد به حداقل می رسد که خود فاکتور بسیار مهمی در جلب اعتماد و رضایتمندی پیشنهاددهندگان است.شفاف بودن بررسی پیشنهاد و عدم برخورد سلیقه ای با پیشنهاد
n با ایجاد یک سیستم مکانیزه مناسب می توان تمامی اطلاعات را برای تمامی افراد قابل رویت نمود تا همگان از روند پیشنهاد مطلع بوده و جای هیچگونه شبهه ای باقی نخواهد ماند. این خود باعث اعتماد افراد به سیستم شده و انگیزش مضاعف در ارائه پیشنهاد دوباره به سیستم را به افراد می دهد.آگاهی کامل پیشنهاددهنده از عملیات انجام شده برروی پیشنهاد خود
n با ایجاد یک سیستم مکانیزه مناسب می توان به پیشنهاددهنده تمامی عملیات و مراحل طی شده بر روی پیشنهادش را نمایش داد , به نحوی که بتواند به راحتی و بدون نیاز به واسطه خاصی , آخرین وضعیت پیشنهاد خود , مراحل ونتایج حاصل شده آن را با ذکر توضیحات و دلایل مربوطه مشاهده نماید. این امکان در سیستم های دستی بسیار مشکل بوده و باید توسط دبیرخانه انجام گیرد.آگاهی پیشنهاددهنده از پیشنهادهای ارائه شده تا کنون
n با ایجاد یک سیستم مکانیزه مناسب می توان به تمامی افراد این امکان را داد که بتوانند همه پیشنهادهای موجود در سیستم را دیده و در آنها تفحص کنند. در واقع یک پایگاه دانش یا بانک اطلاعاتی بسیار مفید و ارزنده را در اختیار آنها قرار می دهیم که بتوانند با مطالعه و اجرای آن در پشبرد اهداف سازمانی کمک بسزایی را داشته باشند. این امکان می تواند در ایده دهی به افراد و همچنین عدم ارائه پیشنهاد تکراری نیز بسیار مفید باشد.توانایی در ارائه گزارشات و آمارهای بموقع و صحیح
n با ایجاد یک سیستم مکانیزه مناسب می توان در هر زمان و مکان که نیاز به ارائه گزارش و آماری از تمامی عنصرهای اجرایی نظام پیشنهادها از جمله کارکنان ,واحدهای سازمانی , کمیته ها و دبیرخانه را داشته باشیم , براحتی و در ظرف کمترین زمان متصور , به خواسته خود برسیم که این در سیستم های دستی بسیار زمانبر و غیر قابل اطمینان می باشد.اجرای نظام پیوسته در سازمان هایی که گستره جغرافیایی وسیع دارند
n با ایجاد یک سیستم مکانیزه مناسب می توان در سازمان هایی که شعبات آنها در مناطق مختلف قرار دارند , نظامی یکپارچه و قابل دسترس برای تمامی افراد پیاده سازی کرد. اطلاعات براحتی و بدون صرف زمان به دبیرخانه یا کمیته ها انتقال و قابل پیگیری خواهد بود. همچنین این امکان به افراد خارج سازمان نیز قابل ارائه خواهد بود.قابلیت دسترسی از طریق اینترانت و اینترنت
n با ایجاد یک سیستم مکانیزه مناسب می توان قابلیت دسترسی به سیستم را در هر زمان و مکان برای همه افراد مهیا کرد و این تنها در صورتی امکانپذیر می باشد که از مدل وب برای تهیه سیستم مکانیزه استفاد شود.جمع بندی و نتیجه گیری
- n موارد ارائه شده را می توان اهم نکات و فاکتورهای قابل توجه در مکانیزاسیون نظام پیشنهادها دانست , لیکن توجه به موارد دیگر از جمله تجربه موفق در سازمان ها , پشتیبانی و ارائه خدمات بموقع , راحتی استفاده از سیستم , استفاده از جدیدترین متد طراحی نظام پیشنهادها یا نظام مدیریت ایده ها در دنیا و کشور و … نیز در انتخاب یک سیستم نرم افزاری مناسب دخیل خواهد بود.
- n در مجموع IT بعنوان یکی از مهمترین ابزار تحول سازمانی برای رسیدن از وضعیت موجود به وضعیت مطلوب محسوب می شود.
- یکی از مهمترین اهداف نظام پیشنهادها نیز ایجاد بهبود روشهای سازمانی و تحقق وضعیت مطلوب می باشد. بنابراین بدیهی است که استفاده از نرم افزار مناسب و کارا در اجرای بهینه نظام پیشنهادها امری اجتناب ناپذیر تلقی می گردد
