اجزا تشکیل دهنده سامانه نظام پیشنهادها و خلاقیت

پیشنهاد

• کارکنان میتوانند ایده یا پیشنهاد خود را که باعث تغییر در وضع موجود و یا ایجاد فایده و مزیتی نو باشد را از طریق فرمی که در سامانه طراحی شده است ارائه نمایند. این امر ممکن است جزئی و محدود به یک واحد یا کلی و قابل اجرا در سطح سازمان و یا حتی کشور باشد که به هر حال در خور قدردانی از فرد یا افرادی است که اندیشه خود را در جهت پیشرفت سازمان و یا حل مشکلی بکار گرفته اند.
• در مرحله نخست یک پیشنهاد ممکن است مزایای اجرایی کمی یا مادی قابل توجهی نداشته باشد و آثار و نتایج کیفی از قبیل بهسازی محیط برای ایجاد روحیه یا کمک به تفاهم بیشتر کارکنان و مانند آن را دارا باشد و یا ممکن است مزایای اجرای یک پیشنهاد به صورت کمی قابل محاسبه دقیق و پیش بینی های قابل تخمین باشد. به هر حال پیشنهاددهنده می بایست پیشنهاد خود را توجیه و هدف و فایده اجرای آن را ذکر کند لازمه آن این است که فرد بطور کلی از زمینه ها و تاثیرات آن آگاهی داشته و بتواند اندیشه سازنده و تفکر خلاق خود را در این خصوص بکار گیرد.
• بطور معمول در جریان کاری پیش بینی شده برای نظام پیشنهادهای هر سازمان فرآیند دریافت، بررسی و اجرای پیشنهاد در آیین نامه ی اجرایی هر سازمان طراحی شده و به تصویب هیئت مدیره و شورای عالی نظام پیشنهادها می رسد.

بانک ایده ها

ابزار بسیار مفید و کاربردی که به کاربران در حوزه های مختلف خدمات ویژه ای می دهد از جمله جستجو ، مطالعه و آگاهی از تمامی ایده ها و پیشنهادهای ثبت شده در سازمان که هم درجهت کسب اطلاع و هم در جهت پیگیری از ثبت پیشنهادهای تکراری مورد استفاده شایانی دارد. همچنین از طریق این ابزار کاربران می توانند از آخرین وضعیت و تمامی مراحل طی شده ی پیشنهادها به صورت لحظه ای مطلع شوند. یکی از مهمترین کاربردهای این ابزار تکنیک های بروز خلاقیت است که افراد می توانند با مطالعه پیشنهاد های قبلی به ایده های نو، موضوعات نو با روشهای اجرایی و راهکارهای جدید برسند. از دیگر کاربردهای مهم این امکان دریافت نظرات و توضیحات افراد خبره و صاحبنظر در سازمان می باشد، به نوعی می توان پیشنهادها را به نظر سنجی گذاشت تا هر فرد نظر موافق یا مخالف خود را اعلام کند تا پیشنهاد و ایده مذکور بهتر واجرایی تر شود.

موتور جستجوی هوشمند پیشنهادهای تکراری

یکی از چالش های پیش روی نظام پیشنهادها ، ارائه پیشنهادهای تکراری توسط افراد و نحوه تشخیص و اطلاع رسانی آن به کاربران می باشد. در این سامانه ابزار هوشمند و قابل اعتمادی وجود دارد که کاربر را بطور خودکار و با توجه به بانک اطلاعاتی موجود، کلمات کلیدی و محتوای ارائه شده ، هشیار می سازد که پیشنهاد ارائه شده تا چه میزان و با کدامیک از پیشنهادهای قبلی هم پوشانی دارد تا در صورت تکراری بودن از ارائه مجدد آن جلوگیری شود

کارتابل ها

• در این سامانه برای تمامی اعضاء و ذینفعان نظام پیشنهادها از جمله دبیرنظام پیشنهادها، دبیران کمیته های تخصصی، دبیر کارگروه اصلی (دبیر شورای عالی ) ، کارشناسان (ارزیابان)، مجریان و پیشنهاددهنده کارتابل هایی طراحی شده که متناسب با نیازهای هرفرد و برای انجام عملیات های مختلف و مجاز برروی پیشنهادها پیش بینی شده است.
• دبیر یا دبیران کمیته ها در فرآیند بررسی پیشنهاد، امکان ارجاع پیشنهاد به کمیته های دیگر، ارجاع به کارشناسان، ارجاع به پیشنهاددهنده و همچنین تایید یا رد پیشنهاد را دارا هستند.
• کارشناسان در کارتابل خود امکان بررسی ، اظهار نظر و همچنین امتیاز دهی به پیشنهادها بر اساس شاخص های ارزیابی پیشنهادها را دارا می باشند.
• مجری نیز می تواند از طریق کارتابل خود پیشنهادهای ارجاع شده را اجرا و درنهایت نتایج حاصله را ثبت نماید.

مدیریت جلسات

یکی از ابزارهای مفید سامانه ایجاد و مدیریت جلساتی ست که کمیته های بررسی کننده پیشنهاد برای بررسی و تصمیم گیری بر روی پیشنهادها تشکیل داده و نتایج حاصله برروی پیشنهادها اعمال می گردد. مشخصات این جلسات ، افراد شرکت کننده در جلسات و تصمیمات گرفته شده در جلسات قابل ثبت و پیگیری از طریق سامانه می باشند. همچنین برای اطلاع از تشکیل جلسات می توان قبل از جلسه ، دستور جلسه را برای اعضای کمیته ارسال کرده و آنها را پیشنهادهای قابل طرح در جلسه، مطلع ساخت.

پاداش ها

یکی از مدل های جبران خدمات برای تمامی ذینفعان در نظام پیشنهادها ، تقدیر از آنها از طریق پرداخت مبالغ یا هدایای عیر نقدی با توجه به نوع عملکرد و کیفیت و میزان اهمیت پیشنهاد آنهاست. بنابراین سامانه امکان محاسبه و نمایش میزان مبالغ مصوب را با توجه به فرمول های پاداش برای ذینفعان مختلف، دارا می باشد. بنابراین مرجع پرداخت کننده پاداش، می تواند با استناد به این امکان و طی دوره های زمانی مختلف، از ذینفعان قدردانی کرده و مبالغ مصوب را به آنها پرداخت نماید

گزارش های پویا

در این سامانه گزارش های متنوعی در قالب های آماری، توصیفی و نموداری تعریف شده و تمامی گزارش ها بر اساس مدل ارزیابی عملکرد ماهیت مورد گزارشگیری طراحی شده است که بتوان مدیریت عملکرد را در شاخص های مختلف و در کنار هم داشته باشیم تا مقایسه کاملی بدست آوریم. تمامی گزارش ها از جمله عملکرد کارکنان ، عملکرد کمیته ها ، عملکرد واحد های سازمانی و عملکرد دبیرخانه نظام پیشنهادها و … دارای شاخص های متنوع و مختلفی با اهداف و کاربردهای مختلف هستند که امکان نمایش عملکردها و مقایسه آنها با یکدیگر را در یک گزارش برای کاربر فراهم می سازد. در این مدل عملکردی نمایش شاخص های عملکردی در یک سطر این مزیت را خواهد داشت که اولویت دهی و انتخاب برترها بر اساس ترکیب شاخص های عملکردی با اوزان مختلف باشد. همچنین گزارش های مختلف توصیفی و قابل تغییر توسط کاربر از جمله گزارش پارامتریک به کاربر کمک می کند با توجه به پارامترهای مختلف ، گزارش های مختلفی را از سیستم دریافت کند.