نرم افزار حسابداری فروشگاهی به عنوان قلب یک مجموعه نرم افزاری یکپارچه محسوب می گردد و در نهایت مدیران باید عملکرد مالی سازمان را بر اساس گزارشات اخذ شده از نرم افزار حسابداری ارزیابی نمایند . عملیات زیر سیستم های دیگر که منتج به نتایج مالی می گردد در این نرم افزار به صورت اسناد حسابداری خودکار ثبت شده و در گزارشهای مالی متنوع منعکس می گردد . این گزارشات مبنای مراودات مالی با اشخاص بوده و همچنین عملکرد مالی و در نهایت سود و زیان ویژه سازمان مشخص می گردد .

در نرم افزار حسابداری فروشگاهی سبز ساختار کدینگ بصورت n لایه بوده و علاوه بر سطوح گروه و کل و معین می توانیم برای هر حساب سطوح جزء معین نیز در چند سطح تعریف کنیم . یعنی یک حساب می تواند در سطح معین باشد و حساب دیگر در سطح جزء معین ۱ و یا جزء معین n تعریف گردد . همچنین می توانیم ارتباط تفضیلی های شناور را در سه سطح با معین یا زیر معین های مختلف ایجاد نمود . در نهایت شعب زیر مجموعه سازمان نیز به عنوان مراکز هزینه در سیستم حسابداری تعریف می گردند .

در نرم افزار حسابداری سبز تعریف کدینگ مالی هر سازمان بنا به سلیقه مدیران مالی آن مجموعه قابل تعریف بوده و کدینگ بصورت ثابت و غیر قابل تغییر نیست . پس از تعریف کدینگ سازمان از طریق یک سند میانی ( شابلون سند ) عملیات زیر سیستم های دیگر که نتایج مالی دارند به کدینگ مالی مرتبط می گردند و طی آن مشخص می گردد که با هر عملیات در اسناد سایر زیر سیستم ها ، چه نوع سند خودکاری در حسابداری ایجاد شده و چه آرتیکلهایی به عنوان بدهکار و بستانکار در آن ثبت گردد .

اسناد حسابداری خودکاری که بصورت پیش نویس ایجاد شده اند توسط کارشناسان و مدیران مالی بررسی و کنترل شده و در صورت تایید از کارتابل اسناد پیش نویس خارج شده و تبدیل به اسناد حسابداری می گردند و در گزارشات مالی قابل مشاهده خواهند بود . در برخی گزارشات می توان از امکان گزارشات مالی با احتساب اسناد پیش نویس کنترل شده نیز استفاده نمود . علاوه بر اسناد خودکار ، برای عملیاتی که در سیستم یکپارچه زیر سیستمی برای آن وجود ندارد ، می توان اسنادی را بصورت دستی ایجاد نمود .

ویژگی ها ، امکانات و فرایندهای نرم افزار مدیریت حسابداری

• تعیین اطلاعات پایه حسابداری نظیر دوره مالی, گروه های حساب, انواع سند حسابداری, تعیین ساختار ترازنامه و صورت سود و زیان ، تعیین انتقال مانده حساب مورد نظر به حسابی دیگر در عملیات پایان دوره مالی و …
• معرفی سرفصل حسابهای مالی بصورت درختی (تعریف حسابها تا سطوح دلخواه) و تعیین کدینگ مالی سازمان بر اساس ساختار مورد نظر و گزارش کتابچه کدینگ سازمان.
• امکان جستجو و نمایش سرفصل حسابهای مالی به طرق مختلف (جستجو ، جدولی و درختی) جهت تسهیل در انتخاب هر حساب و تسریع فرآیند ثبت اسناد حسابداری.
• تعیین گروه‏ها و حساب‏های عطف (تفصیلی شناور) به منظور جلوگیری از تعاریف تکراری و تهیه تراز هر یک به سادگی نظیر کارکنان، اشخاص، دفاتر مدیریت، صندوق‏ها، حساب‏های بانکی، تنخواه گردان و …
• معرفی گروه‏ها و حساب‏های عطف جدید که در سایر سیستم‏ها وجود ندارند نظیر جاری شرکاء و نظیر آن.
• استفاده از حساب‏های مالی و حساب‏های عطف در ثبت اسناد حسابداری.
• صدور اسناد حسابداری بصورت پیش نویس و پیمایش مراحل گردش کار هر سند تا صدور سند قطعی حسابداری که مشتمل بر مراحل بازسازی و مرتب سازی، کنترل و صدور سند قطعی حسابداری می‏باشد.
• ثبت آرتیکل های حسابداری بصورت مجموعه ای از حسابهای عطف نظیر اشخاص از یک فایل.
• کپی از اسناد دلخواه و ویرایش نسخه جدید آن بنا بر نیاز کاربر.
• طبقه بندی اسناد حسابداری (تخصصی کردن حوزه‏های عملیاتی متفاوت در سازمان مالی).
• ادغام اسناد و تولید سند واحد .
• امکان مرتب سازی شماره اسناد به ترتیب تاریخ و شماره و اختصاص شماره سند جدید.
• امکان جستجوی اسناد حسابداری براساس کلیه خصوصیات سند و آرتیکل های آن.
• قابلیت صدور اسناد حسابداری برای مراکز و شعب با توجه به سطح دسترسی کاربر.
• امکان صدور عملیات پایان دوره مالی شامل اسناد سود و زیان ، اختتامیه و افتتاحیه بصورت خودکار.
• امکان صدور اسناد حسابداری عملیاتی بصورت خودکار بر اساس الگوی اسناد پیش‏نویس تعریفی (شابلون صدور سند خودکار) نظیر خرید، فروش، انواع دریافت و پرداخت و …
• صدور اسناد خلاصه حسابداری بصورت ماهانه.
• مرور کلیه حسابها اعم از حسابهای مالی و حسابهای عطف و ترکیبی از هر دو در مقاطع زمانی دلخواه.
• تهیه انواع گزارش‏های متنوع مالی در مقاطع زمانی دلخواه نظیر دفاتر مالی(دفتر حسابهای کل، معین و …)، دفاتر روزنامه(ریز/خلاصه)، انواع متنوع ترازهای آزمایشی و …
• تهیه صورت سود و زیان و ترازنامه (صورتهای مالی) براساس ساختار تعریف شده.
• امکان ارسال و ذخیره کلیه گزارشات به تمامی فرمتهای رایج از جملهHtml,Word,Excel,Pdf,Text

منافع نرم افزار مدیریت حسابداری

با استفاده از نرم افزار حسابداری برای عملیاتی که در دیگر زیر سیستم ها انجام می گردد ( مطابق با شابلون سند و کدینگ مالی ) بصورت خودکار اسناد حسابداری مرتبط ایجاد شده و نیاز به ثبت اسناد بصورت دستی نمی باشد . در نتیجه علاوه بر کاهش نیروهای انسانی در بخش مالی دقت و سرعت ثبت اسناد حسابداری بسیار بیشتر می شود .

با استفاده از این نرم افزار می توان به سرعت گزارشات مالی دقیق و متنوعی را اخذ نمود تا برای تصمیم گیری های آتی در اختیار مدیران ارشد قرار گیرد . با گزارشات مرور جامع حساب ها می توان بصورت ماتریسی و جامع گزارشات حساب ها را بصورت مناسبی در سطوح مختلف اخذ نمود .

با استفاده از این نرم افزار می توان گزارشات مالی را بصورت پیوسته مشاهده نمود و با توجه به یکپارچه بودن پایگاه داده نرم افزار، برای دریافت گزارشات نیاز به اخذ گزارشات مختلف از پایگاه داده سالهای مالی مجزا نمی باشد .

قابلیت های زیر سیستم مدیریت حسابداری خدمات

• تعیین اطلاعات پایه مالی شامل دوره مالی،گروه های حساب،انواع سند،سرفصل حساب(کدینگ مالی)،حسابهای شناور و …
• امکان صدور اسناد حسابداری در چند سطح حساب (درختی) ، ۳ سطح تفصیلی شناور و یک سطح مرکز هزینه بصورت پیش نویس، بررسی شده و قطعی
• امکان صدور روکش سند در مقاطع مورد نظر
• صدور اسناد حسابداری سیستمی بستن حسابها، اختتامیه و افتتاحیه
• اخذ انواع گزارشات مالی مشتمل بر دفاتر حسابها، دفتر روزنامه، تراز آزمایشی و مرور حسابها
• مدیریت دریافت و پرداخت چکهای دریافتنی و چکهای صادره و صدور سند حسابداری خودکار مبتنی بر شابلون تعیین شده