تامین کنندگان به عنوان یکی از ارکان مهم سازمان فروشگاه بزرگ و زنجیره ای و در جایگاه مهم ترین شریک تجاری آن مطرح می باشند . یک سازمان خرده فروشی دو فرآیند اصلی دارد ، فرایند تامین و خرید کالا به صورت عمده از تامین کنندگان و فرایند فروش کالا به صورت خرده فروشی به مشتریان . در فرایند تامین کالا یکی از مهمترین بخش ها و در واقع سرفصل مدیریت زنجیره تامین را می توان قراردادهای تامین کالا در نظر گرفت .
در قراردادهای تامین کالا سازمان خرده فروشی با تامین کنندگان خود توافق هایی مکتوب و قانونمند را منعقد می کند که مطابق با آن مشخص می گردد چه کالاهایی از تامین کننده توسط سازمان خریداری می گردد و نحوه تامین و خرید این کالاها به چه روش هایی است . نوع تامین می تواند به صورت قطعی ، امانی یا کمیسیونی باشد . مدت تسویه حساب ، قیمت های خرید و فروش ، تخفیفات تامین کننده و تمام توافقات دیگر می تواند در قرارداد تامین کنندگان ثبت گردد و مبنای مراودات بازرگانی و مالی طرفین باشد .
قراردادهای تامین کنندگان مبنای سفارش و خرید بوده و اسناد خرید با توجه به آخرین نگارش قرارداد قیمت گذاری می گردد . بدیهی است فاکتورهای تامین کننده باید با اسناد خرید صادر شده توسط نرم افزار که مبتنی بر قرارداد تامین کالا صادر شده مطابقت داشته باشد . هر زمان که در توافق فیمابین تغییری صورت گرفت چه در افزودن کالای جدید یا افزایش و کاهش قیمت خرید و فروش یا کمیسیون و دیگر موارد ، نگارش جدید در قرارداد ثبت می گردد و تاریخچه نگارش های قبلی نیز محفوظ خواهد بود .
در نرم افزار مدیریت قراردادهای تامین کالا می توان نوع قراردادها را تغییر داد و از حالت قطعی به کمیسیونی و یا بالعکس تغییر داد ، همچنین می توان تفاوت بین نگارش های مختلف قرارداد را مشخص نمود . در قراردادهای تامین کالا می توان مبنای محاسبه تخفیفات و مالیات ارزش افزوده را متناسب با فاکتورهای تامین کنندگان مختلف ، متفاوت در نظر گرفت .
ویژگی ها ، امکانات و فرایندهای نرم افزار مدیریت قراردادهای تامین کالا
- امکان ثبت قراردادهای تامین کالا به روش های قطعی ، امانی و کمیسیونی
- انعقاد قرارداد خريد کالا به صورت قطعی با اشخاص حقيقي و حقوقي و تعيين نرخ مصوب خريد اقلام قرارداد در طول مدت قرارداد و صدور فاكتورهاي خريد وارده بر مبناي قراردادهاي مذكور.
- انعقاد قرارداد مشاركت تأمين کالا با اشخاص حقيقي و حقوقي و تعيين درصد سهم سازمان از فروش اجناس تأمين كننده.
- تعيين حداقل مبلغ ماهانه سهم سازمان در قرارداد مشاركت تأمين کالا.
- محاسبه و كسر مبلغي از فروش اقلام قراردادهاي مشاركت تأمين کالا معادل درصد سهم سازمان مندرج در قرارداد.
- امكان فسخ يا غير فعال نمودن قرارداد ها بصورت موقت يا دائم.
- امكان تغيير مفاد سرفصل و اقلام قرارداد بعنوان الحاقيه قراداد.
- امكان اصلاح مبالغ قابل دريافت سهم سازمان قبل از تاريخ الحاقيه قرارداد (عطف به ماسبق) از تاريخ معين بصورت اختياري و صدور سند اصلاحي.
- امکان ثبت پارامترهای افزاینده یا کاهنده در پرداخت قرارداد
- امکان ثبت تاریخ اعتبار و تاریخ اعمال در قرارداد
- امکان ثبت کسورات مختلف در تیتر قرارداد شامل هزینه تبلیغات ، ترفیع فروش و کسری انبار
- امکان ثبت حداکثر مدت تحویل و مدت تسویه و مشخص نمودن طرف متعهد هزینه حمل
- امکان مشخص نمودن تحویل کالاها در انبار یا سطح فروش
- امکان ثبت و محاسبه تخفیفات مختلف در قرارداد همچون تخفیف مصرف کننده ، تخفیف پایه خرید و کسورات Rebate
- امکان مشخص نمودن کسورات و روش های مختلف تاثیر در مالیات ارزش افزوده با توجه به تنوع فاکتورهای فروش تامین کنندگان .
- امکان مقایسه بین نگارش جاری و نگارش های قبلی قرارداد و برگشت دادن تغییرات از آنها
- تهيه گزارشهاي متنوع نظير مشاهده قرارداد با كليه پيوستها و الحاقيهها، ارزيابي تأمين كنندگان از نظر عملكرد فروش و سود دهي با يكديگر يا هر يك در قراردادهاي مشابه و …
- امکان تغییر نوع قرارداد از قطعی به امانی یا کمیسیونی و بالعکس و ثبت اسناد انبار و بازرگانی مربوطه ، امکان چاپ قرارداد ، چاپ کامل ، چاپ همه اقلام ، چاپ تفاوت نگارش های قرارداد
- امکان انتقال قرارداد تامین کننده به تامین کننده دیگر
- امکان راکد نمودن یک یا چند کالا در قرارداد تامین کالا
- امکان ثبت نگارش های جدید قرارداد
- امکان دریافت تاریخچه نگارش های قرارداد
- امکان ثبت اطلاعات اقلام قرارداد از طریق ورود فایل اکسل
- امکان ثبت سند تسویه حساب قراردادهای کمیسیونی
- امکان ثبت سند پرداخت تسویه حساب قرارداد کمیسیونی
- گزارش تاریخچه مصوبات کالایی
- گزارش ارزیابی قراردادهای خرید قطعی
- گزارش ارزیابی قراردادهای کمیسیونی
- گزارش ارزیابی تسویه های کمیسیونی
- گزارش تخفیف خرید از تامین کننده
منافع نرم افزار مدیریت قراردادهای تامین کالا
با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادهای تامین کالا می توان نحوه تامین کالا و قیمت خرید کالا از تامین کنندگان را به صورت دقیق و مستند ثبت نمود و این قرارداد مبنای مراودات مالی و بازرگانی با تامین کننده خواهد بود . در نتیجه اختلافی در محاسبات و تسویه حساب با تامین کننده بوجود نخواهد آمد . 
با استفاده از این نرم افزار می توان به شعب تفویض اختیار نمود که مبتنی بر قراردادهای تامین کالای ثبت شده در دفتر مرکزی ، عملیات سفارش گذاری را بدون نیاز به استعلام از تامین کننده یا دفتر مرکزی به تامین کننده اعلام نمایند و فرایند سفارش گذاری و تحویل کالا را نظم و دقت بخشیده و تسریع در تحویل کالاها را شاهد باشیم . 
این نرم افزار کمک می کند تا محاسبه قیمت های خرید و فروش به صورت یک تابع و در کنار هم انجام گردیده و از اشکالاتی همچون بالاتر بودن قیمت خرید از قیمت فروش و زیان به سازمان جلوگیری نمود . همچنین محاسبات اسناد خرید در قراردادهای قطعی و محاسبه و تسویه حساب با تامین کنندگان کالاهای امانی یا کمیسیونی به صورت دقیق و منظم صورت پذیرد .