هر سازمان خرده فروشی با دو دسته اشخاص در ارتباط تنگاتنگ هستند: مشتریان و تامین کنندگان. البته می توانیم مشتریانی را در نظر بگیریم که تامین کننده سازمان هم باشند. دو رویکرد اصلی فروشگاه یعنی خرید عمده و فروش خرده بر اساس تعامل با این اشخاص صورت می پذیرد. در زیر سیستم مدیریت اشخاص، مشتریان و تامین کنندگان تعریف می گردند و نوع ارتباط آنها مشخص می گردد و با توجه به نوع ارتباط، تنظیمات و اطلاعات لازم هر فرد در نرم افزار ثبت می گردد.

اطلاعات و مشخصات مشتری همچون اطلاعات شخصی، اطلاعات تماس، اطلاعات حساب های بانکی، منطقه مشتری، نحوه آشنایی، معرف و دیگر موارد از مشتریان و تامین کنندگان در این زیر سیستم ثبت می گردد. همچنین برای مشتریان اطلاعات تکمیلی دیگر مانند تحصیلات، علایق، فصل خرید و نوع تسویه مشخص می گردد. برای مشتریان عمده و سازمانی یا فروشگاه هایی که بصورت B2B خرید می کنند سقف اعتبار و سقف اعتبار چک و مشخصات و وضعیت فروشگاه نیز ثبت می گردد. همچنین خویشاوندان مشتری و نسبت و مشخصات آنها در این زیر سیستم ثبت می گردد.

مشتریان در چند بخش نرم افزار می توانند تعریف گردند: زیر سیستم مدیریت اشخاص، سامانه باشگاه مشتریان، بخش معرفی مشتری در نرم افزار صندوق فروش که در صورت آنلاین بودن نرم افزار صندوق فروش مستقیماٌ مشتری در پایگاه داده ثبت شده و برای وی کد مشتری ایجاد می گردد و همچنین در صندوق بصورت آفلاین نیز می توان مشتری تعریف کرد و پس از آنلاین شدن اطلاعات مشتری در دفتر مرکزی مشاهده شده و می توان آنها را تایید و ثبت نهایی در سیستم نمود.