تامین کنندگان به عنوان یکی از ارکان مهم سازمان فروشگاه بزرگ و زنجیره ای و در جایگاه مهم ترین شریک تجاری آن مطرح می باشند . یک سازمان خرده فروشی دو فرآیند اصلی دارد ، فرایند تامین و خرید کالا به صورت عمده از تامین کنندگان و فرایند فروش کالا به صورت خرده فروشی به مشتریان . در فرایند تامین کالا یکی از مهمترین بخش ها و در واقع سرفصل مدیریت زنجیره تامین را می توان قراردادهای تامین کالا در نظر گرفت .
در قراردادهای تامین کالا سازمان خرده فروشی با تامین کنندگان خود توافق هایی مکتوب و قانونمند را منعقد می کند که مطابق با آن مشخص می گردد چه کالاهایی از تامین کننده توسط سازمان خریداری می گردد و نحوه تامین و خرید این کالاها به چه روش هایی است . نوع تامین می تواند به صورت قطعی ، امانی یا کمیسیونی باشد . مدت تسویه حساب ، قیمت های خرید و فروش ، تخفیفات تامین کننده و تمام توافقات دیگر می تواند در قرارداد تامین کنندگان ثبت گردد و مبنای مراودات بازرگانی و مالی طرفین باشد .
قراردادهای تامین کنندگان مبنای سفارش و خرید بوده و اسناد خرید با توجه به آخرین نگارش قرارداد قیمت گذاری می گردد . بدیهی است فاکتورهای تامین کننده باید با اسناد خرید صادر شده توسط نرم افزار که مبتنی بر قرارداد تامین کالا صادر شده مطابقت داشته باشد . هر زمان که در توافق فیمابین تغییری صورت گرفت چه در افزودن کالای جدید یا افزایش و کاهش قیمت خرید و فروش یا کمیسیون و دیگر موارد ، نگارش جدید در قرارداد ثبت می گردد و تاریخچه نگارش های قبلی نیز محفوظ خواهد بود .
در نرم افزار مدیریت قراردادهای تامین کالا می توان نوع قراردادها را تغییر داد و از حالت قطعی به کمیسیونی و یا بالعکس تغییر داد ، همچنین می توان تفاوت بین نگارش های مختلف قرارداد را مشخص نمود . در قراردادهای تامین کالا می توان مبنای محاسبه تخفیفات و مالیات ارزش افزوده را متناسب با فاکتورهای تامین کنندگان مختلف ، متفاوت در نظر گرفت .
با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادهای تامین کالا می توان نحوه تامین کالا و قیمت خرید کالا از تامین کنندگان را به صورت دقیق و مستند ثبت نمود و این قرارداد مبنای مراودات مالی و بازرگانی با تامین کننده خواهد بود . در نتیجه اختلافی در محاسبات و تسویه حساب با تامین کننده بوجود نخواهد آمد . 
با استفاده از این نرم افزار می توان به شعب تفویض اختیار نمود که مبتنی بر قراردادهای تامین کالای ثبت شده در دفتر مرکزی ، عملیات سفارش گذاری را بدون نیاز به استعلام از تامین کننده یا دفتر مرکزی به تامین کننده اعلام نمایند و فرایند سفارش گذاری و تحویل کالا را نظم و دقت بخشیده و تسریع در تحویل کالاها را شاهد باشیم . 
این نرم افزار کمک می کند تا محاسبه قیمت های خرید و فروش به صورت یک تابع و در کنار هم انجام گردیده و از اشکالاتی همچون بالاتر بودن قیمت خرید از قیمت فروش و زیان به سازمان جلوگیری نمود . همچنین محاسبات اسناد خرید در قراردادهای قطعی و محاسبه و تسویه حساب با تامین کنندگان کالاهای امانی یا کمیسیونی به صورت دقیق و منظم صورت پذیرد .